Política de Privacidade

1. Quem somos e o que esta política cobre

Esta Política de Privacidade explica como a Axon Soul Ltda trata dados pessoais no site do ClinStack (clinstack.com.br) e na plataforma ClinStack. O ClinStack é uma marca da Axon Soul Ltda.

Empresa

Axon Soul Ltda

CNPJ

29.829.238/0001-06

Endereço

Rua Servidor Alfredo de Oliveira Braga, 240, Sala 01, Centro, Betim/MG, CEP 32600-196

Encarregado

contato@axonsoul.com

Esta política vale para os dados pessoais de:

• quem visita o site do ClinStack;
• quem entra em contato com a gente pelo formulário, pelo WhatsApp, por telefone ou por e-mail para conhecer o ClinStack;
• parceiros (as empresas que revendem o ClinStack com a própria marca), clínicas contratantes e seus representantes e colaboradores;
• pacientes, profissionais e demais pessoas cujos dados são tratados na plataforma ClinStack, nos limites descritos na seção 2.

Ela complementa os Termos de Uso. Para parceiros e clínicas, o contrato de prestação de serviços detalha as obrigações de cada parte no tratamento de dados.

2. Controladora e operadora: quem decide sobre os dados

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018) separa quem decide sobre o tratamento dos dados, o controlador (art. 5º, VI), de quem trata os dados em nome dele, o operador (art. 5º, VII).

Quando a Axon Soul Ltda é controladora

Somos controladora dos dados que tratamos para as nossas próprias finalidades:

• dados de quem navega no site e de quem nos procura pelo formulário, pelo WhatsApp, por telefone ou por e-mail;
• dados de identificação e contato de parceiros, clínicas contratantes e seus representantes legais e colaboradores, usados para negociar, formalizar e executar contratos, faturar e prestar suporte;
• registros de acesso à plataforma, na medida necessária para segurança, prevenção a fraudes e cumprimento de obrigações legais.

Quando a Axon Soul Ltda é operadora

Na plataforma ClinStack, as clínicas cadastram pacientes, marcam consultas, registram prontuários, conversam pelo WhatsApp e emitem cobranças. Esses dados são tratados em nome de quem contratou o sistema: a clínica e, conforme o contrato entre eles, o parceiro que revende o ClinStack com a própria marca. A clínica ou o parceiro é o controlador; a Axon Soul Ltda é operadora e trata os dados somente de acordo com as instruções lícitas do controlador e com o contrato.

Como operadora, não decidimos quais dados são coletados, não usamos esses dados para finalidades próprias e não os vendemos. Cabe ao controlador, entre outras coisas:

• definir quais dados coletar e com qual base legal;
• responder pelo conteúdo das comunicações automáticas e humanas feitas pela plataforma, sobre o qual não temos ingerência;
• criar, revisar e revogar os acessos dos seus usuários e guardar as senhas deles;
• atender os pedidos dos titulares dos dados.

Se você é paciente de uma clínica: como o ClinStack é white label, o sistema aparece com a marca da clínica ou do parceiro, e não com o nome ClinStack. Para acessar, corrigir ou excluir os seus dados, procure a clínica onde você é atendido. Se você nos procurar, indicaremos a quem se dirigir.

3. Dados de saúde na plataforma

Prontuários, anamneses, evoluções, imagens clínicas, prescrições e outras informações sobre a saúde de pacientes são dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, II) e só podem ser tratados nas hipóteses do art. 11 da LGPD. Cabe à clínica, como controladora, definir a hipótese legal aplicável, como a tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais de saúde ou serviços de saúde (art. 11, II, “f”), e cumprir as normas do seu conselho profissional.

Como operadora, tratamos esses dados apenas para prestar o serviço contratado: armazenar, exibir, transmitir e permitir que o controlador os exporte. Não usamos dados de saúde para publicidade nem para finalidades próprias, e não os vendemos.

O site do ClinStack não coleta dados de saúde. Por favor, não envie dados de pacientes pelo formulário, pelo WhatsApp comercial ou por e-mail.

4. Quais dados tratamos como controladora

Formulário de demonstração

Nome, empresa, e-mail, WhatsApp (opcional), tipo de parceiro, faixa de clínicas prevista para o primeiro ano e o texto livre sobre a sua operação.

Os dados do formulário vão para o nosso time comercial. Quando o envio é feito pelo WhatsApp, o site abre o aplicativo com a mensagem pronta, e ela só chega até nós quando você toca em Enviar. Nesse caso, a mensagem trafega pelo WhatsApp, um serviço da Meta com termos de uso e política de privacidade próprios.

Contato por WhatsApp, telefone ou e-mail

O que você nos enviar: nome, número de telefone, endereço de e-mail e o conteúdo da conversa.

Parceiros e clínicas contratantes

Dados de identificação e contato dos representantes legais e das pessoas indicadas pelo parceiro ou pela clínica (como nome, cargo, e-mail e telefone), os dados necessários para formalizar o contrato e emitir a nota fiscal (como o endereço de cobrança) e, eventualmente, dados bancários que constem de comprovantes de pagamento enviados a nós.

Navegação no site

Como em qualquer site, a infraestrutura que entrega as páginas recebe dados técnicos de cada acesso, como endereço IP, data e hora, página acessada, navegador e sistema operacional. Usamos esses registros para manter o site funcionando e protegido contra abusos.

5. Cookies e rastreamento

O código do site do ClinStack não cria cookies e não inclui ferramentas de análise de audiência, publicidade ou rastreamento, como Google Analytics, Google Tag Manager ou pixels de redes sociais. O site também não guarda informações no armazenamento local do seu navegador. As fontes e os scripts das páginas são servidos pelo próprio domínio do ClinStack.

Se isso mudar, atualizaremos esta política antes de ativar qualquer ferramenta desse tipo e, quando a lei exigir, pediremos o seu consentimento.

Os links para outros serviços, como o WhatsApp, levam a sites com políticas de privacidade próprias.

6. Para que usamos os dados e com qual base legal

Tratamos dados pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos e informados nesta política. Como controladora:

• Responder ao seu contato, agendar a demonstração e enviar a proposta: procedimentos preliminares relacionados a contrato, a seu pedido (art. 7º, V).
• Formalizar e executar contratos com parceiros e clínicas, faturar e prestar suporte: execução de contrato (art. 7º, V) e cumprimento de obrigação legal, como a emissão de nota fiscal (art. 7º, II).
• Enviar comunicações sobre o ClinStack a quem demonstrou interesse: legítimo interesse (art. 7º, IX), com a opção de deixar de recebê-las a qualquer momento.
• Manter o site e a plataforma seguros e prevenir fraudes: legítimo interesse (art. 7º, IX).
• Guardar registros exigidos por lei, como os previstos no Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014): cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II).
• Exercer direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral: exercício regular de direitos (art. 7º, VI).

Como operadora, tratamos os dados da plataforma apenas para as finalidades definidas pelo controlador e previstas em contrato.

7. Com quem compartilhamos

Dados pessoais não são vendidos em nenhuma hipótese. Compartilhamos dados apenas quando necessário para as finalidades desta política:

• fornecedores de infraestrutura e tecnologia (suboperadores), que hospedam e processam dados em nosso nome, como a Amazon Web Services (AWS), para computação em nuvem;
• provedores de meios de pagamento, para processar cobranças;
• escritórios de contabilidade e de advocacia, quando necessário para cumprir obrigações e defender direitos;
• autoridades judiciais ou administrativas, quando houver determinação legal, requisição de autoridade competente ou ordem judicial.

Algumas funções da plataforma dependem de serviços de terceiros escolhidos pelo controlador, como o WhatsApp Business. Os dados que trafegam por esses serviços também seguem os termos e as políticas desses provedores, sobre os quais não temos controle.

8. Transferência internacional

Alguns fornecedores podem armazenar ou processar dados em servidores fora do Brasil. Nesses casos, a transferência segue as hipóteses do art. 33 da LGPD, e só usamos fornecedores que oferecem garantias de cumprimento dos princípios, dos direitos do titular e do regime de proteção de dados previstos na lei brasileira.

9. Por quanto tempo guardamos os dados

Como controladora, guardamos os dados pelo tempo necessário à finalidade de cada tratamento e ao cumprimento de obrigações legais. Depois disso, eles são eliminados com métodos de descarte seguro ou anonimizados. Para saber o prazo de um dado específico, escreva para contato@axonsoul.com.

Você pode pedir a eliminação antes desse prazo. Em alguns casos precisaremos manter os dados por obrigação legal, ordem judicial, exercício de direitos ou prevenção a fraudes; se for o caso, informaremos o motivo.

Como operadora, mantemos os dados da plataforma durante a vigência do contrato. Ao fim do contrato, o controlador pode exportá-los no prazo previsto em contrato; depois disso, os dados podem ser eliminados, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória. Cabe à clínica, como controladora, observar os prazos legais de guarda do prontuário, como os da Lei nº 13.787/2018, e exportar os dados antes do fim do contrato.

10. Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas razoáveis, compatíveis com a natureza dos dados tratados, para protegê-los contra acessos não autorizados e contra situações acidentais ou ilícitas. Entre elas: acesso à plataforma com login e senha individuais, proteção contra acessos indevidos (firewall), avaliação de riscos com medidas de mitigação e treinamento de quem trabalha com os dados. Aplicamos o mesmo cuidado quando atuamos como operadora.

Nenhum sistema conectado à internet é totalmente seguro. Se ocorrer um incidente de segurança relevante, comunicaremos o controlador afetado em prazo razoável e, quando formos a controladora, seguiremos o art. 48 da LGPD.

Cada usuário da plataforma deve manter a própria senha em sigilo, não compartilhá-la e acessar o sistema apenas em dispositivos seguros.

11. Seus direitos como titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode pedir, a qualquer momento, em relação aos dados que tratamos como controladora:

• a confirmação de que tratamos os seus dados;
• o acesso aos seus dados;
• a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• a portabilidade dos dados a outro fornecedor, conforme a regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), observados os segredos comercial e industrial;
• a eliminação dos dados tratados com o seu consentimento, exceto nas hipóteses de guarda previstas em lei;
• informações sobre as entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos os dados;
• informações sobre a possibilidade de não dar consentimento e sobre as consequências da negativa;
• a revogação do consentimento;
• a oposição a tratamento feito com base em outra hipótese legal, em caso de descumprimento da LGPD;
• a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem os seus interesses (art. 20).

Para exercer esses direitos, escreva para contato@axonsoul.com. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade antes de atender o pedido. Se não for possível atender de imediato, explicaremos as razões de fato ou de direito (art. 18, § 4º).

Se os seus dados estão na plataforma de uma clínica, o pedido deve ser feito à clínica, que é a controladora (veja a seção 2). Você também pode apresentar reclamação à ANPD.

12. Encarregado de dados e canal de privacidade

O canal do encarregado pelo tratamento de dados pessoais da Axon Soul Ltda é o e-mail contato@axonsoul.com. Use esse canal para dúvidas sobre esta política, pedidos de titulares e comunicação de situações que possam violar a sua privacidade.

Para assuntos comerciais, fale com parceiros@clinstack.com.br.

13. Alterações e lei aplicável

Podemos atualizar esta política a qualquer momento. A versão vigente fica sempre nesta página, com a data da última atualização, e entra em vigor na data da publicação. Mudanças relevantes serão comunicadas a parceiros e clínicas pelos canais oficiais.

Esta política é regida pelas leis do Brasil, em especial a LGPD (Lei nº 13.709/2018). Fica eleito o foro da comarca de Betim (MG) para resolver controvérsias relacionadas a ela.